Często powodem do tego, by przyjechać na konferencję jest nie prestiż jej gości, ale atrakcje poboczne, dodatkowe. Jak zorganizować taką imprezę, by cele turystyczne nie stały się ważniejsze od biznesowych?Wszystko zgodnie z planemPrzede wszystkim opracujmy dla nas i dla uczestników szczegółowy plan wydarzeń i podkreślmy w nim temat i cel całej imprezy. Ułóżmy plan tak, by pogodzić jedno z drugim i nie zanudzić naszych gości na śmierć. Nie samym biznesem żyje człowiek. Owszem, miejsce konferencji – przeważnie duże miasto lub miejscowość turystyczna, są ważne dla powodzenia całej imprezy, jednak nie jesteśmy na wakacjach, ale w pracy. Warto ułożyć program tak, by prelekcje, dyskusje i prezentacje przeplatały się z przerwami (byle niezbyt częstymi i długimi, bo jeśli wystąpienia będą nudne, uczestnicy się rozpierzchną). Wizyta kontrolnaZrób wcześniej porównanie ofert i wizytację wybranych miejsc. Dobrze, jeśli na stronie internetowej hotelu lub ośrodka znajdują się rekomendacje lub zdjęcia/video z organizowanych wcześniej imprez tego typu. Zwróć uwagę, czy miejsce spełnia wymogi dotyczące ilości gości, a także czy ma możliwości techniczne, by przyjąć wystarczającą ilość gości, czy chociażby stoły i krzesła – niby jest to oczywista oczywistość, ale nie należy o tym zapomnieć. Nie daj się zaskoczyć – nie zapomnij potwierdzić stawek wynajmu pomieszczeń i obsługi, przygotuj projekt ostatecznego rozliczenia imprezy.Promuj skutecznieZadbaj o odpowiednią promocję swojego wydarzenia. Dobrze widziany będzie mailing do Twoich gości ze szczegółami, plakat, wejściówki. Identyfikatory imienne też pomogą gościom nawzajem. Promocję możesz uskutecznić przez internet. Wykorzystaj np. Facebooka, gdzie możesz założyć stronę wydarzenia. Wyślij swoim gościom maila z prośbą o rejestrację internetową i uiszczenie opłaty rejestracyjnej. Prelegentów dodatkowo poproś o potwierdzenie przybycia na tydzień – dwa tygodnie przed imprezą, by się zabezpieczyć i mieć czas na przeorganizowanie się, gdyby ktoś się nie pojawił.